مهارت های نرم مورد نیاز کارمندان اداری
شرکت‌ها هنگام استخدام نیرو در ابتدا علم و دانش کارجو برای انجام کار مورد نظر را ارزیابی می‌کنند. به انواع مهارت های شغلی قابل اندازه‌گیری در یک حرفه خاص، مهارتهای سخت یا همان Hard Skills گفته می‌شود؛ مانند مهارتهای نرم‌افزاری و تسلط بر آفیس و اکسل در مشاغل اداری. این مهارت‌ها از طریق کسب تجربه کاری و گذراندن دوره های آموزشی در مدارس و دانشگاهها به دست آمده و تقویت می‌شوند.
اما کارمندان به دسته دیگری از مهارت‌ها به نام مهارتهای نرم یا Soft Skills هم نیاز دارند که معمولاً منحصر به شغل خاصی نیستند. مهارتهای نرم، مهارت‌هایی برای برقراری روابط مؤثر با مشتریان و همکاران محسوب می‌شوند. در ادامه، به بررسی مهم‌ترین مهارت های لازم برای کار اداری خواهیم پرداخت.
مهارتهای تعاملی
مهارت های لازم برای کار اداری در بیمارستان و سازمان‌های دولتی و غیر دولتی به دو دسته مهارتهای نرم و سخت طبقه‌بندی می‌شوند که در این مقاله مهارتهای نرم مورد نیاز را بررسی می‌کنیم.
برای مشاهده آگهی های استخدام کارمند اداری به لینک زیر مراجعه کنید:
https://karbord. io/jobs/office-clerk
مهارتهای تعاملی، یک دسته‌بندی گسترده از مهارتهای نرم بوده و شامل مواردی مثل طرز بیان نظرات در جلسات کاری و نحوه گفت و گو و برخورد با مشتریان است. کارمندان اداری موفق باید در کنار توانایی برقراری ارتباط مؤثر با همکاران و مشتریان، شنونده خوبی باشند. گوش دادن فعالانه به صحبت‌های دیگران مهارتی مهمی است که در طول زمان با تمرین به دست می‌آید.
تقویت مهارت نرم «ارائه و سخنرانی» در گروه‌های بزرگ یا کوچک می‌تواند باعث ارتقای شغلی شما و ورود به مشاغل مدیریت و رسیدگی به امور اداری شود.
اگر این فرصت را پیدا کردید که در کلاس‌های آموزشی مهارتهای تعاملی شرکت کنید، حتماً در راستای تقویت مهارتهای نرم خود این کار را انجام داده و مطمئن باشید که پول و زمانتان را هدر نداده‌اید.
مهارتهای تعاملی، از جمله مهارتهای نرم بسیار مهم در هر شغل و هر صنعتی هستند. اگر از مهارتهای تعاملی قوی برخوردار هستید، راهکاری پیدا کنید تا آن را در مصاحبه استخدامی و هنگام نوشتن رزومه خود به خوبی نشان دهید.
اخلاق کاری
به احتمال زیاد این مهارت نرم را در مدارس و دانشگاهها به شما آموزش نمی‌دهند. به DNA و ژنتیک هم ربطی ندارد و نمی‌توان آن را در خانواده یاد گرفت.
مهارتهای نرمی که به اخلاق کاری ارتباط دارند، از قبیل مواردی مانند انجام دادن کار‌ها در زمان تعیین‌شده، وقت‌شناسی و… هستند. کارفرمایان به دنبال استخدام کارمندانی هستند که در زمان کاری، انجام وظایفشان را اولویت خود بدانند. کارکنان اداری موفق بر چنین مهارت‌هایی تسلط دارند. البته از شما انتظار نمی‌رود که به خاطر شغل خود به زندگی شخصی و خانوادگی‌تان بی توجهی کنید.
اما چگونه می‌توانید اخلاق کاری خود را نشان دهید؟ وظایفتان را جدی گرفته و تمام تلاشتان را صرف به نتیجه رساندن مسئولیت‌های خود کنید. به عنوان مثال، شاید گاهی مجبور باشید که وظایفی پایین‌تر از سطح تجربه خود را برعهده بگیرید. اگر بتوانید نمونه‌هایی از این مهارت نرم را در رزومه کاری یا مصاحبه استخدامی نشان دهید، شانس موفقیت بیشتری نسبت به سایر رقبای خود خواهید داشت.
مدیریت زمان
آیا می‌دانید که چگونه به تمامی وظایفتان در زمان مقرر رسیدگی کرده و کار‌های خود را اولویت‌بندی کنید؟ مدیریت زمان به این معنا نیست که به طور پیوسته و بدون استراحت کار کنید. مدیریت زمان، به انجام مهم‌ترین وظایف کاری در سریع‌ترین زمان ممکن و استفاده بهینه و مفید از زمان کاری اشاره دارد.
شما می‌توانید بخشی از کار‌های خود را به سایر همکاران محول کرده و به امور مهم‌تری رسیدگی کنید. این که هر روز بیش از زمان مقرر مشغول به کار باشید و چند ساعت اضافه‌کاری کنید، مدیرتان را تحت تأثیر قرار نمی‌دهد. شما به عنوان یک کارمند اداری، مسئول دفتر، مدیر منابع انسانی و… باید بتوانید زمانتان را به خوبی مدیریت کنید.
برای آن که مهارت مدیریت زمان را در رزومه کاری خود نشان دهید، چند مثال از پروژه‌ها و وظایفی که برعهده داشته و موفق شده‌اید که راهی برای بهتر و سریع‌تر انجام دادن آن‌ها پیدا کنید را در رزومه خود ذکر کنید.
حل خلاقانه مسائل و مشکلات
برای کارفرمایان اهمیت زیادی دارد که یک کارمند اداری قدرت تفکر منطقی داشته باشد و به سرعت راهکاری خلاقانه برای حل مسائل و مشکلات کاری خود پیدا کند. خلاقیت، یکی از مهارتهای نرم پراهمیت است که می‌تواند تفاوت شما را با سایر کارجویان آشکار کند. هرچه بیشتر به تقویت خلاقیت خود بپردازید، بهتر است. این طرز تفکر می‌تواند باعث پیشرفت و ارتقای شغلی شما در سازمان شود.
برای نشان دادن خلاقیت خود، می‌توانید در رزومه‌تان به مشکلاتی اشاره کنید که در کار‌های قبلی خود با آن‌ها مواجه شده و راه حلی خلاقانه برای مدیریتشان پیدا کرده‌اید. در مصاحبه‌های شغلی، اشتیاق و علاقه خود را برای رویارویی با چالش‌های مختلف نشان دهید. هر حرفه‌ای مشکلات خاصی دارد و کارفرمایان به دنبال استخدام افرادی هستند که از پس چالش‌های مختلف کار برآیند. پس باید برای موفقیت خود به عنوان کارمند اداری به این نکته توجه داشته باشید.
کار گروهی
کارمندان اداری برتر روحیه انجام کار تیمی و گروهی دارند. کار تیمی مهارت نرم مهمی است که با تقویت آن می‌توانید به خوبی با سایر افراد همکاری کنید. کار گروهی معمولاً دشوارتر از چیزی است که به نظر می‌رسد. افرادی که معتقدند می‌توانند به تنهایی کار خود را پیش ببرند و به کمک و همکاری دیگران نیازی ندارند، راندمان کلی تیم را کاهش داده و منجر به ایجاد تنش در محیط کار خواهند شد.
یادگیری همکاری، اعتماد به دیگران و تبادل ایده کار سختی است؛ اما اگر این مهارت‌ها را یاد بگیرید، می‌توانید در محل کار خود موفق شوید.
در مصاحبه‌های استخدامی، خود را علاقه‌مند به شنیدن ایده‌های دیگران و استفاده از آن‌ها برای بالا بردن کارایی خود نشان دهید.
مهارت رهبری و مدیریت
می‌توان گفت که مهارت رهبری و مدیریت یکی از مهم‌ترین مهارتهای نرم در شغل کارمند اداری است. حل مشکلات، اخلاق کاری، مدیریت زمان، کار گروهی، مهارتهای تعاملی و… همگی از جمله مهارت‌هایی هستند که می‌توانند شما را تبدیل به یک کارمند نمونه کنند. اما با تقویت مهارت مدیریت و رهبری خود می‌توانید به جایگاهی فراتر از آن برسید.
اکثر کارفرمایان به دنبال جذب کارجویانی هستند که توانایی فراتر رفتن از شغل مورد نظر و رشد در محیط کاری را داشته باشند. در واقع، این مهارت می‌تواند شامل مجموعه‌ای از دیگر مهارتهای نرم ذکرشده در مقاله باشد. هنگامی که تمامی این مهارتهای نرم را تقویت کرده و از آن‌ها بهره بگیرید، تبدیل به کارمندی می‌شوید که نه‌تنها وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهد، بلکه می‌تواند سطح کار سایر افراد را ارتقا دهد.
اگر در مشاغل قبلی خود مسئولیت انجام پروژه‌های بزرگ و سنگینی را برعهده داشته‌اید، آن را در رزومه و مصاحبه کاری مطرح کنید. به مصاحبه‌کننده نشان دهید که شما تنها به دنبال پیدا کردن کاری برای گذران زندگی و درآمدزایی نبوده و آماده هستید تا تغییرات مثبتی را در سازمان ایجاد کنید. نشان دادن این انگیزه باعث می‌شود که شما به عنوان یک کارمند اداری موفق دیده شوید.
به مهارت های مورد نیاز شرکت ها فکر کرده و سعی کنید آن‌ها را پرورش دهید. ممکن است که برخی از این مهارت‌ها در شرح وظایف فرصت‌های استخدام کارمند خانم یا آقا ذکر شوند. شما می‌توانید به آگهی‌های استخدام کارمند اداری در مدارس تهران و سایر شهرستان‌ها، بیمارستان‌ها و… مراجعه کرده و درباره مهارت‌ها نرم مورد نیاز کارفرمایان اطلاعات بیشتری کسب کنید.
اگرچه مهارتهای نرم به تنهایی در مسیر کاریابی کافی نیستند، اما اگر با توانایی‌ها و مهارتهای حرفه‌ای شما ترکیب شوند، می‌توانند شانس شما را برای یافتن شغل در سازمانی معتبر با درآمد مناسب افزایش دهند.
چگونه مهارتهای نرم خود را تقویت کنیم؟
همانطور که ذکر شد، تقویت مهارتهای نرم می‌تواند برای شما مزایای زیادی داشته باشد؛ از جمله پیشرفت شغلی و برقراری ارتباط مؤثر با همکاران و مشتریان. برای توسعه و بهبود مهارتهای نرم خود می‌توانید:
- بیشتر ارتباط برقرار کنید.
- پذیرای بازخورد‌ها باشید.
- روابط مثبتی ایجاد کنید.
- به کار گروهی اهمیت دهید.
- همواره آماده یادگیری باشید.
- از حاشیه امن خود خارج شوید.
- مشکلات و درگیری‌ها را مدیریت کنید.
- با تغییرات در محل کار خود سازگار شوید.
- به موقع در محل کار خود حضور داشته باشید.
- نقش رهبری و مدیریت را برعهده بگیرید.
جمع‌بندی
کارفرمایان در کنار ارزیابی تخصص و علم شما، به مهارتهای نرم و نحوه ارائه در روند مصاحبه توجه ویژه‌ای دارند. همه مدیران در تلاش هستند تا تیمی متشکل از افرادی که به موفقیت سازمان کمک می‌کنند، ایجاد کنند.
هم مهارتهای سخت و هم مهارتهای نرم هنگام استخدام کارمند اداری مورد توجه قرار می‌گیرند. شما می‌توانید برای ارتقای شغلی و افزایش درآمد خود به نکات ذکرشده در این مقاله درباره مهارت های لازم برای کار اداری در سفارت و سایر سازمان‌ها و نحوه تقویت این مهارت‌ها توجه کنید.
